Pourquoi la gestion des utilisateurs est importante
Comprendre comment gérer vos utilisateurs est essentiel pour s'assurer que chaque personne voit la bonne information, tout en garantissant que les données restent bien protégées. Les rôles et les permissions sont ce qui contrôle cela : ils permettent à chaque utilisateur de tirer le meilleur parti de la plateforme en ne lui montrant que ce qu'il doit voir et ce dont il a réellement besoin, et rien de plus.
Comment fonctionnent les accès
L'accès sur p1blue repose sur deux notions simples :
Les rôles : un « profil de poste » prêt à l'emploi. Ils définissent ce que quelqu'un est là pour faire : consulter des données, gérer des paramètres, administrer la plateforme, etc. Donner un rôle, c'est donner un ensemble cohérent de capacités adaptées au métier de la personne.
Les permissions : les actions individuelles en arrière-plan. Un rôle n'est qu'un regroupement de permissions.
Inutile de comprendre chaque permission technique pour utiliser la plateforme. Il suffit de retenir qu'un rôle = un lot de capacités, et que choisir le bon rôle décide de ce qu'une personne peut voir et faire. Pour le moment, il n'est ni possible, ni prévu de permettre la création d'un rôle personnalisé. Si vous en ressentez le besoin, contactez-nous, et nous en discuterons
Gérer vos utilisateurs
Toute la gestion au quotidien se fait dans la section Utilisateurs des paramètres. Ce que vous pouvez y faire dépend de vos propres permissions, si vous ne voyez pas un bouton, c'est simplement que vous n'avez pas la capacité d'effectuer cette action.
Inviter quelqu'un
Allez dans Utilisateurs et choisissez Inviter. Renseignez l'email de la personne, son prénom, son nom et sa profession, puis choisissez le rôle qu'elle doit avoir. Elle recevra un email avec un lien pour définir son mot de passe. Si elle a déjà un compte, l'invitation renvoie simplement le lien de configuration.
Modifier les informations d'un utilisateur
Sélectionnez un utilisateur pour consulter sa fiche, puis modifiez son prénom, son nom ou sa profession. Il s'agit uniquement d'informations administratives, cela ne change pas ce à quoi la personne a accès.
Changer le rôle d'un utilisateur
Pour modifier ce qu'une personne peut voir ou faire, changez son rôle. C'est la manière recommandée d'ajuster les accès, plutôt que de bricoler des permissions individuelles.
Réinitialiser un mot de passe
Si une personne ne peut pas se connecter, vous pouvez lui envoyer un email de réinitialisation. Elle recevra un lien pour définir elle-même un nouveau mot de passe. Pour le moment, seules les personnes disposant de la permission correspondante peuvent déclencher cet envoi. Si vous ne voyez pas l'option, adressez-vous à quelqu'un qui l'a.
Supprimer un utilisateur
Si une personne part ou ne doit plus avoir accès, vous pouvez supprimer son compte. C'est une action à fort impact, donc volontairement protégée par une permission propre, distincte de la modification.
Bonnes pratiques
Donnez le minimum d'accès nécessaire. N'accordez pas des droits de modification ou d'administration s'ils ne servent à rien. Un rôle en lecture seule suffit souvent.
Adaptez le rôle au métier. Une personne du marketing et une personne des finances ne doivent pas voir les mêmes choses ; choisissez les rôles en conséquence.
Préférez les rôles aux retouches ponctuelles. Attribuez un rôle plutôt que d'empiler des permissions individuelles sur une seule personne — c'est plus clair et plus simple à gérer.
Soyez prudent avec la suppression et les pouvoirs d'administration. Ils sont réservés à dessein ; accordez-les rarement et uniquement à ceux qui en ont vraiment besoin.
Révisez régulièrement les accès. Quand une personne change de poste ou part, mettez à jour ou retirez son accès rapidement afin que les données restent protégées.